Admin 101: Mudança para seu novo escritório

Se você entrasse em meu escritório administrativo hoje, notaria um layout diferente do típico escritório do corpo docente. Alguns exemplos:

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Se você entrasse em meu escritório administrativo hoje, notaria um layout diferente do típico escritório do corpo docente. Alguns exemplos:

Resumindo, ao longo dos anos como reitor, tentei projetar e mobiliar meu escritório com colegas e colaboração em mente. Percebo que posso estar sentado (literalmente) em uma posição privilegiada em um estado e em uma universidade que generosamente oferece instalações e equipamentos para administração, pesquisa e ensino. Mas o que quero dizer aqui é que quando você se torna um administrador - seja qual for o seu orçamento - você terá que mudar seu pensamento sobre o espaço do seu escritório e outras coisas para levar em consideração a utilidade pública e a opinião.

Ultimamente, na coluna Admin 101, tenho escrito sobre o que esperar quando você está cuidando do seu negócio e uma posição de liderança inesperada é subitamente oferecida a você. Na contagem regressiva para o seu primeiro dia no trabalho imprevisto, explorei a transição mental de se tornar um presidente "interino" ou "interino", reitor associado, diretor de pós-graduação, reitor ou além. Agora vamos nos voltar para os grandes e pequenos preparativos logísticos que você terá que fazer para garantir um começo tranquilo.

Não exagere na redecoração do escritório. Por motivos simbólicos e práticos, uma nomeação repentina de liderança de longevidade incerta nunca deve ser uma oportunidade para exagerar nos gastos do escritório (embora algumas pessoas o façam). Tente limitar suas compras aos itens necessários para fazer o trabalho.

Mas também depende das circunstâncias.

Digamos que você esteja assumindo o cargo de presidente de um pequeno departamento. Pode não ter um escritório separado para você. É muito provável que qualquer configuração de computador, pôsteres de filmes e máquina de café que você já tenha sirva para suas funções possivelmente temporárias. Talvez você queira comprar aquele segundo monitor ou algumas cadeiras extras. Mas, no geral, seria considerado pretensioso e alarmante se você trouxesse um designer de interiores e uma equipe de revisão audiovisual.

A situação é diferente se você estiver se tornando um reitor ou vice-reitor com um escritório administrativo real. O ocupante anterior do cargo pode ter levado tudo, inclusive móveis, ao desocupar o espaço. Nesse caso, as pessoas certamente entenderão se você deseja instalar mesas, cadeiras e tecnologia suficientes para fazer o trabalho. Mas mesmo assim, prefira a modéstia; mantenha o design do seu escritório discreto e funcional.

No entanto, para manter as aparências, não evite comprar o que você precisa para ter sucesso no trabalho, mesmo para um trabalho temporário. Os administradores acadêmicos são solicitados a equilibrar os requisitos dos constituintes e suas próprias necessidades em relação aos fundos e recursos disponíveis. Quando você assume um novo cargo de liderança repentinamente, pode não perceber que sua capacidade de fazer bem o trabalho envolve certos requisitos físicos.

Por exemplo, os membros do corpo docente normalmente se reúnem com uma ou duas pessoas em seus escritórios, no máximo. Como reitor, no entanto, estou constantemente me reunindo com grupos de vários tamanhos. Instalei uma mesa redonda em meu escritório que permite uma reunião íntima de duas a quatro pessoas. Também tenho uma mesa mais longa em um escritório externo onde posso realizar reuniões de até uma dúzia de pessoas. Com o tempo, adicionei alguns outros acessórios para facilitar a discussão e a interação, como um monitor dedicado para cada mesa para que pudéssemos acessar gráficos, planilhas e documentos. Agora, pós Covid, adicionei um sistema de vídeo-áudio Owl que permite total interação com os participantes online.